Коучинг-центр "100%"®

Блог

Главная » 2013 » Июль » 22 » 7 стратегий управления временем. Рекомендации коуча
00:12
7 стратегий управления временем. Рекомендации коуча

Колонку «Коучинг для HR» я веду, основываясь на темах, которые встречаются в коуч-сессиях чаще всего. Тема управления временем сквозной нитью проходит через большинство встреч с менеджерами. Неправильно расставленные приоритеты, оторванность желаний от реальности, нарушенный баланс между работой и личной жизнью - все это сказывается на ежедневном выполнении функций руководителя.

 

 

Иногда достаточно простые, но систематичные действия в сфере тайм-менеджмента способны существенно повлиять на управленческие компетенции. Что же предлагают коучи для решения вопросов, связанных с управлением временем?

 

 

 

Постановка целей

 

 

Для того чтобы больше успевать, руководителю необходимо, в первую очередь, научиться выделять цели. Это наиболее творческий момент управленческой деятельности, так как  необходимо подключать свое воображение и способность предвидеть.

Процесс целеполагания начните с определения своих желаний и потребностей. Выделите наиболее сильные и доминирующие. Проведите их по модели SMART и запишите полученные результаты. Письменная формулировка необходима для того, чтобы превратить желание в нечто осязаемое и осуществимое. 

 

 

Далее определите критерии достижения цели, по которым будет понятно, что цель реализована.  Что будет обратной связью успешного продвижения к цели? А также, подумайте, какие риски могут возникнуть? Переформатируйте их в дополнительные цели 

 

Достижение целей. Правила Конфуция

 

1. Поддерживайте постоянное движение к своей цели

2. Оттачивайте свои инструменты

3. Корректируйте методы достижения цели, но не саму цель

4. Делайте лучшее, делайте хорошо

5. Ваше окружение определяет ваше будущее

6. Всегда помните о последствиях

 

 

 

Составление планов

 

 

Планируя,  не ограничивайтесь просто перечнем определенных действий. Учитывайте также необходимые ресурсы и степень личного контроля (влияния на достижения цели).

Если каких-то ресурсов не достаточно для выполнения запланированных дел, подумайте, каким образом можно их получить? Кто/что может в этом помочь? И какие возможности можете предложить взамен? 

 

 

Уровень и своевременность выполнения запланированного напрямую зависят от продуктивности. Вспомните, в течение дня (недели, месяца) есть продуктивное и непродуктивное время. Определяется продуктивность времени с помощью различных факторов: режима активности, рабочего ритма, дедлайнов и т.д. Проанализируйте, какие факторы влияют на вашу продуктивность времени. Учтите эти данные при составлении плана.

Рабочий ритм и режим активности влияют также на расстановку приоритетов в выполнении задач. В наиболее продуктивное время планируются дела самой высокой важности.

 

 

 

Расстановка приоритетов

 

 

Способность правильно расставлять приоритеты – очень полезный навык для менеджера. Часто его можно увидеть даже перечне корпоративных компетенций. Важно уметь выделять те дела и задачи, которые максимально продвигают к намеченным целям и не упускать их под давлением неважных, но срочных дел. Какие задачи приоритетные? Почему именно эти? На какие глобальные цели влияют? Есть ли методики, которые помогут выделить действительно важные задачи?

Пожалуй, наиболее известной техникой приоритизации является матрица Эйзенхауэра. 

Многие знают эту методику, но трудности возникают в момент определения, насколько важным является тот или иной вопрос. Как тестировать входящие задачи и определять уровень важности и срочности?

 

Критерии важных задач:


- приближают намеченную цель

- значимы для бизнес-результатов должности (подразделения, компании)

- не могу быть перепоручены в силу ряда причин  

 

Сбой в системе управления временем во многих случаях происходит из-за распыления на неважные, но срочные дела. Научитесь взвешивать каждую задачу, в наиболее продуктивное время работайте в квадранте «Срочно/Важно», ежедневно выделяйте время для того, чтобы продвигаться по делам «Не срочно/Важно» и вы достигнете наилучших результатов

 

 

 

Устранение  хронофагов

 

 

Часто мы ведем себя так, как будто наши ресурсы бесконечны. Незаметно для самих себя тратим время на непонятные дела, которые в лучшем случае не приносят пользы, в худшем –  открыто нам вредят. Это так называемые хронофаги, поглотители времени (хронос – время, фаг – поглощать, пожирать). 

 

Как на странно, основной хронофаг – это нежелание планировать свое время. 

 

10 наиболее распространённых поглотителей времени:

 

- неэффективное планирование (неумение, нежелание, отсутствие привычки)

 

- неумение расставлять приоритеты

 

- неумение сказать «нет»

 

- беспорядок на рабочем месте и в рабочих бумагах, неправильное хранение информации

 

- общение в социальных сетях, веб-серфинг

 

- недостаточный уровень мотивации 

 

- неправильный режим дня (нехватка отдыха, недосыпание)

 

- отвлекающие разговоры, «перекуры»

 

-  откладывание дел на потом (прокрастинация)

 

- неэффективные совещания

 

- важные обсуждения без подготовки к ним

 

Сразу отказаться от хронофагов, думаю, не получится. Наиболее эффективной стратегией здесь будет хронометраж. Эта стратегия подразумевает фиксацию своих действий с точностью до 10-15 минут в течение некоторого времени. Например, 2-3-х недель. Далее данные обрабатываются с целью выявления основных поглотителей времени и, исходя из полученной информации, определяются действия по их устранению. Хронометраж можно вести в бумажном или электронном виде, с помощью диктофона, приложения для мобильного телефона и др. 

 

 

 

Пример таблицы для хронометража:

 

 

Есть данные, что устраняя поглотителей времени, мы получаем дополнительно 2 часа времени ежедневно. Возможно, именно эта стратегия поможет улучшить свой тайм-менеджмент?

 

 

 

Поиск баланса

 

 

Тема баланса работы и личной жизни в последнее время активно поднимается во многих компаниях. От того, насколько правильно распределяется время между основными сферами жизни человека, зависит его продуктивность и мотивация. Кроме этого, в грамотном тайм-менеджменте учитывается не только количество времени, но и его качество. Чтобы оценить данную категорию воспользуйтесь любой балансной техникой.

Например, просчитайте свои временные инвестиции по модели «кристалл Пезешкиана»

 

 

 

Для этого, проанализируйте, каким образом вы распределяете время и энергию в процентном соотношении между 4-мя сферами: 

 

- тело (физическая активность и здоровье, внешность, профилактика)

- деятельность (работа, карьера, учеба, наука)

- контакты (семья, отношения, друзья, родственники, общение)

- смыслы (планы на будущее, мечты)

 

Выпишите те задачи и дела, которые вы выполняете в каждой из сфер. На основании этих списков определите, в сторону какой из сфер происходит дисбаланс? Если это «Тело», добавьте больше отдыха, в том числе  активного, в свою жизнь. Например, используйте короткие запланированные перерывы в ходе рабочего дня, повысьте эффективность и продолжительность сна, больше времени проводите на свежем воздухе. Такие простые действия помогут руководителю стать более энергичным и продуктивным. Анализируйте полученные результаты, корректируйте время от времени балансную модуль и закрепляйте полученные успехи

 

 

 

Борьба с прокрастинацией

 

 

Прокрастинация – это устойчивая склонность к откладыванию дел «на потом» и эту привычку можно наблюдать у 15-25% людей. Человек медлит даже тогда, когда нет сомнений, что промедление повлечет за собой проблемы и сложности. При этом, выполняются неважные и несрочные дела, внимание отвлекается на мелочи, бытовые задачи. Привычка прокрастинировать может быть связана с боязнью ответственности при принятии важных решений, страхом неудачи или страхом достижения успеха, перфекционизмом, сложностью контроля,  импульсивностью и т.д. Разные люди – разные причины отказа от дел. Общим звеном является то, что эту привычку можно преодолеть. 

 

7 шагов по преодолению привычки «откладывать на потом»

 

1. Осознать, что проблема присутствует

 

2. Определить мотивирующие факторы для ее решения

 

3. Проанализировать, какие дела откладываются чаще всего или постоянно

 

4. Рассмотреть, какие страхи стоят за этими делами

 

5. Разработать план по проработке страхов (самостоятельно или с помощью специалиста)

 

6. Найти поддержку в реализации своего плана. Возможно, среди тех, кто также решает проблему прокрастинации

 

7. Внедрять в жизнь запланированное, попутно отслеживая результаты и корректируя при необходимости план

 

Игнорирование проблемы прокрастинации осложнит многие жизненные аспекты. Чувство вины, внутреннее негодование, непростые отношения с окружающими – все это снижает продуктивность и только усугубляет привычку откладывать «на потом». Поэтому, работа по преодолению прокрастинации просто необходима

 

 

 

Говорим «нет»

 

 

Умение говорить «нет» связано с самооценкой и уверенностью в себе, ведь те, кто умеет отказывать знают цену себе и своему времени. Остальные тратят свое время и силы на выполнение чужой работы или на то, что им не нравится. 

 

Что делать для того, чтобы избавиться от подобной привычки?

 

1. Скажите «нет» своей импульсивности. Прежде, чем отреагировать на просьбу, подумайте, действительно ли вы хотите это делать? И как скажется выполнение чьей-то просьбы на ваших планах?

 

2. Вспомните ситуацию, в которой вы не смоги отказать кому-то. К чему привело неумение сказать «нет»? Были ли это минусы или плюсы для вас? Что помешало сказать «нет»? Как лучше поступить в следующий раз?

 

3. Подумайте, сколько подобных ситуаций было за последний месяц? Каким образом привычка браться не за свои обязанности сказывается на вашем тайм-менеджменте?

 

4. Хотите ли вы что-то изменить? Насколько вас мотивирует то, что вы научитесь отказывать? Какие дополнительные выгоды даст подобная привычка?

 

5. Тренируйте технику эффективного отказа

 

6. Подводите промежуточные итоги в проработке умения говорить «нет». Это поможет сохранять высокий уровень мотивации, необходимый для закрепления данного навыка

 

 

Техника эффективного отказа

 

1. Выслушайте просьбу, при необходимости уточняя информацию

2. Аргументируйте свой отказ

3. Вежливо, но твердо скажите «нет»

4. В случае поведения–провокации собеседника молча выслушайте его аргументы

5. Дайте понять, что услышали и повторите «нет»

6. Выйдите на позитив в разговоре, не извиняйтесь и остерегайтесь чувства вины

 

 

Опубликовано: "Управление персоналом - Украина"

Просмотров: 809 | Добавил: coach-100 | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
Четверг, 21.09.2017, 09:48
Приветствую Вас Гость

Форма входа

Поиск

Календарь

«  Июль 2013  »
ПнВтСрЧтПтСбВс
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293031

Архив записей

Наш опрос

Как Вы узнали о нашем сайте?
Всего ответов: 148

Друзья сайта

  • Официальный блог
  • Сообщество uCoz
  • FAQ по системе
  • Инструкции для uCoz
  • Статистика


    Онлайн всего: 1
    Гостей: 1
    Пользователей: 0